Os 10 passos para delegar

Só podemos realmente pensar em delegar quando há tarefas especiais, contínuas ou grandes. É mais fácil delegar tarefas menores que são de “uma vez” (one-off) e relativamente simples, mas ainda assim temos de ter em mente os princípios de confiança e de respeito.

Para delegar algo especial há dez passos básicos:

 

1 De terminar a tarefa a ser delegada

O primeiro e mais óbvio passo é determinar qual tarefa você quer ou precisa delegar. Procure colocar-se no estágio de um observador desapegado e observe todo o histórico da situação, assim como seus prós e contras. Avalie também se há necessidade real de delegar a tarefa e quais são as possibilidades espirituais, emocionais, intelectuais e físicas das pessoas envolvidas.

2 Compreender os requisitos da tarefa

O segundo passo é consultar não só aqueles que estão diretamente interessados na tarefa, mas também os que eventualmente podem ser afetados por ela. Se não é possível consultá–los, tente imaginar como ela deve ser realizada de forma bem-sucedida. Faça um brainstorm preliminar do que você acha que será necessário para chegar a esse ponto de sucesso.

3 Saber quem é capaz do quê e suas habilidades em termos de tempo e afinidade

Muitas vezes não há ninguém por perto que atenda exatamente aos requisitos exigidos pela tarefa. Às vezes, temos de lembrar o velho ditado, “O general vai para a guerra com os soldados que tem e não com os que ele quer”. Na vida, como no trabalho, todos nós aprendemos com as tarefas que nos foram dadas, não porque estávamos preparados ou porque éramos capazes de faze-las. Tenha isso em mente quando você estiver pensando em possíveis candidatos a uma tarefa. Frequentemente, a característica mais importante é a vontade de aprender.

4 Selecionar a pessoa mais adequada

Após combinar qualificações com a tarefa, lembre-se também de que a responsabilidade é um grande professor.

5 Verificar seu próprio nível de confiança e também seus sentimentos em relação à pessoa

Depois de selecionar a pessoa mais adequada, fazer essa reflexão pode ser extremamente útil nas comunicações posteriors e pode pesar no sucesso ou no fracasso da tarefa.

6 Explicar a tarefa e os resultados esperados

Sente-se com a pessoa e exponha o que espera obter como resultado. É um bom momento para pedir sugestões e ter certeza de que ambos estão afinados com o que é esperado.

7 Passar autonomia necessária e os meios

Se você já pensou profundamente sobre as exigências da tarefa (passo 2), esta parte será muito fácil. Para que a pessoa possa completar a tarefa, ela necessita dispor de recursos e informações. Se não for possível fornecer tudo, ela deve ser informada sobre onde obtê-los. Finalmente, a quantidade necessária de autonomia tem de ser determinada e comunicada a todos os envolvidos ou interessados no resultado.

8 Esclarecer a tomada de decisões

Este passo provavelmente é um dos mais cruciais para delegar uma tarefa com sucesso e aumento da confiança. Os níveis de autonomia na tomada de decisões têm de ser definidos. Ao longo dos anos, a empresa provavelmente já estabeleceu orientações sobre as melhores práticas. Há muitas coisas que já funcionam bem e não precisa ser repensada: algumas decisões já estão tomadas.

O delegador obviamente retém alguns aspectos da tarefa que irá decidir sozinho. O delegado precisa de certo grau de autonomia para poder ganhar confiança. Igualmente, os dois devem decidir juntos sobre certos aspectos da tarefa.

9 Organizar os contatos futuros , medir os resultados, dar e receber feedback

Este passo visa estabelecer a regularidade das reuniões sobre a tarefa para que você possa medir os resultados e fazer as correções das ideias originais dando e recebendo feedback.

10 Se necessário , ajudar a iniciar a tarefa

O último passo é especialmente para o caso de o funcionário ser novo ou não ter tanta experiência no campo da tarefa ou até mesmo na maneira como o sistema funciona.

Fonte: livro “O espírito do líder”, de Ken O’Donnell – Integrare Editora

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